Phóng viên: Xin đồng chí vui lòng cho biết giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như thế nào?

Đồng chí Huỳnh Hoàng Vũ: Tại Điều 3 Nghị định số 23/NĐ-CP của Chính phủ quy định, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bản sao được chứng thực theo quy định tại nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Phóng viên: Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc; thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực được quy định ra sao?

Đồng chí Huỳnh Hoàng Vũ: Căn cứ Điều 4 Nghị định số 23, cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Còn đối với thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực thì tại Điều 5 Nghị định số 23 quy định, phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản. Trưởng phòng, phó trưởng phòng tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của phòng tư pháp. 

Đối với UBND xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm, như: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; chứng thực di chúc; chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định. Chủ tịch, phó chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.

Đối với cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của cơ quan đại diện. 

Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà.

Phóng viên: Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao; thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực quy định như thế nào, thưa đồng chí?

Đồng chí Huỳnh Hoàng Vũ: Theo Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết. 

Riêng tại Điều 7 Nghị định số 23 quy định, thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của nghị định này.

Phóng viên: Về quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực cũng như người thực hiện chứng thực được quy định ra sao?

Đồng chí Huỳnh Hoàng Vũ: Tại Điều 8 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định, người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6, Điều 5 của nghị định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của nghị định này. 

Đối với quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực thì Điều 9 của Nghị định số 23/NĐ-CP của Chính phủ nêu rõ, phải bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.

Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32 của nghị định này. Được yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực. Đồng thời, lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4, Điều 22 của nghị định này. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

Phóng viên: Xin cảm ơn đồng chí!

K.N (Thực hiện)